Polityka Prywatności NAXSOL ENTERPRISES LTD

1. Wstęp

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych powierzonych nam przez użytkowników podczas korzystania ze strony internetowej naszej agencji eventowej NAXSOL ENTERPRISES LTD, dostępnej pod adresem https://eventalume.com. Dokument ma na celu zapewnienie pełnej przejrzystości w zakresie tego, jakie dane gromadzimy, w jakich celach oraz na jakich zasadach są one chronione.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest agencja eventowa NAXSOL ENTERPRISES LTD, specjalizująca się w organizacji ekskluzywnych, kasynowych i pokerowych wydarzeń rozrywkowych offline. Jako administrator zapewniamy bezpieczeństwo i poufność wszystkich przekazanych informacji oraz przetwarzamy dane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

Aktualne dane kontaktowe administratora znajdują się w zakładce Kontakt na naszej stronie internetowej.

3. Zakres zbieranych danych

Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do realizacji usług i kontaktu z użytkownikami, w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwę firmy oraz stanowisko (jeśli dotyczy),
• informacje przekazane w treści wiadomości lub formularzy kontaktowych (np. preferowana data wydarzenia, liczba uczestników, charakter eventu),
• dane techniczne dotyczące korzystania z serwisu (adres IP, identyfikatory plików cookies, dane dotyczące przeglądarki i urządzenia) – w zakresie opisanym w Polityce Cookies.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być konieczne do przygotowania oferty, udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub realizacji usługi.

4. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe zbieramy i przetwarzamy w następujących celach:

• realizacja zamówień i organizacja wydarzeń – w szczególności planowanie i koordynacja eventów firmowych, wieczorów kasynowych, wieczorów pokerowych, gal, bankietów, integracji i innych wydarzeń o charakterze rozrywkowym offline z wykorzystaniem żetonów symbolicznych, bez hazardu i bez gier o realne pieniądze,
• obsługa zapytań – kontakt zwrotny w odpowiedzi na zapytania wysłane przez formularz, e-mail lub telefonicznie,
• przygotowanie i przedstawienie oferty – dopasowanej do potrzeb użytkownika lub firmy,
• prowadzenie korespondencji – związanej z zawarciem i realizacją umowy, rozliczeniami oraz bieżącą obsługą klienta,
• realizacja obowiązków prawnych – wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych i innych powszechnie obowiązujących regulacji,
• cele archiwalne i dowodowe – zabezpieczenie informacji na wypadek konieczności wykazania faktów w związku z dochodzeniem lub obroną roszczeń,
• cele marketingowe – w szczególności przesyłanie spersonalizowanych ofert naszych usług, informacji o nowych rozwiązaniach eventowych, aktualnościach na blogu oraz inspiracjach dotyczących organizacji wydarzeń – wyłącznie za uprzednią, wyraźną zgodą użytkownika (np. zapis na newsletter),
• analiza statystyk i ulepszanie serwisu – za pomocą anonimowych danych analitycznych, aby poprawić wygodę korzystania z naszej strony.

5. Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym RODO, na następujących podstawach prawnych:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą – m.in. na otrzymywanie informacji marketingowych drogą elektroniczną, zapis do newslettera lub przetwarzanie danych wykraczających poza niezbędne minimum,
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą – przygotowanie oferty, odpowiedź na zapytanie, organizacja wydarzenia i pełna obsługa eventu,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – np. obowiązki podatkowe i rachunkowe, przechowywanie dokumentacji,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes administratora – dochodzenie i obrona roszczeń, zabezpieczenie dowodów, tworzenie zestawień statystycznych, prowadzenie podstawowego marketingu usług własnych w ramach relacji z klientem.

W każdej chwili możesz wycofać udzieloną zgodę, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, w jakich zostały zebrane, z uwzględnieniem poniższych zasad:

• dane związane z realizacją umowy lub przygotowaniem oferty – przez czas trwania współpracy oraz okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z przepisów prawa,
• dane wykorzystane do rozliczeń księgowych i podatkowych – przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy (najczęściej 5 lat),
• dane przetwarzane na podstawie zgody w celach marketingowych – do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• dane techniczne i statystyczne – przez okres niezbędny do realizacji celów analitycznych lub do momentu ich zanonimizowania.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osób, których dotyczą.

7. Prawa użytkowników

Użytkownikowi, którego dane są przetwarzane, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych, jeśli są nieaktualne, niekompletne lub nieprawidłowe,
• prawo do usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych – np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych lub sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie administratora,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, gdy jest to technicznie możliwe.

Aby skorzystać ze swoich praw, możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem danych wskazanych w zakładce Kontakt. Ponadto przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy prawa.

8. Udostępnianie danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom współpracującym w celu realizacji usługi, przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa i zgodności z prawem. Dotyczy to w szczególności:

• dostawców usług IT, hostingu oraz systemów do obsługi poczty i formularzy,
• podwykonawców zaangażowanych w realizację eventu (np. firmy cateringowe, muzycy, zespoły techniczne) – wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania usługi,
• biur rachunkowych oraz doradców prawnych – w przypadku, gdy jest to konieczne do wypełnienia obowiązków prawnych lub obrony roszczeń,
• innych podmiotów uprawnionych na podstawie przepisów prawa (np. organów administracji publicznej).

Nie sprzedajemy danych osobowych, nie udostępniamy ich w celach marketingu podmiotów trzecich ani nie wykorzystujemy do profilowania, które wywoływałoby skutki prawne wobec użytkownika.

9. Pliki cookies i technologie śledzące

Nasza strona wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, dostosowania treści do preferencji użytkowników oraz prowadzenia anonimowych statystyk odwiedzin. Pliki cookies mogą zawierać informacje techniczne, takie jak adres IP, rodzaj przeglądarki czy informacje o aktywności na stronie.

Szczegółowe informacje dotyczące rodzajów stosowanych plików cookies, celu ich wykorzystania oraz sposobów zarządzania nimi znajdują się w odrębnym dokumencie Polityka Cookies. Korzystanie z serwisu oznacza akceptację zasad opisanych w tej polityce, przy czym użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce.

10. Środki zabezpieczające

Stosujemy techniczne i organizacyjne środki ochrony danych osobowych adekwatne do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych, w szczególności:

• szyfrowanie połączeń z wykorzystaniem certyfikatu SSL/TLS,
• rozwiązania ograniczające dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
• stosowanie haseł i systemów kontroli dostępu,
• regularną aktualizację oprogramowania i monitorowanie bezpieczeństwa serwisu,
• procedury wewnętrzne dotyczące ochrony danych oraz poufności informacji klientów.

Przykładamy szczególną wagę do ochrony danych przekazywanych w związku z organizacją wydarzeń. Wszystkie czynności związane z eventami kasynowymi i pokerowymi mają charakter wyłącznie rozrywkowy, z wykorzystaniem żetonów symbolicznych, bez hazardu, zakładów, gier o realne pieniądze i nagród pieniężnych.

11. Kontakt w sprawach prywatności

Wszelkie pytania, wnioski oraz żądania dotyczące ochrony danych osobowych, w tym chęć realizacji przysługujących praw, prosimy kierować na adres e-mail lub numer telefonu podany w zakładce Kontakt na naszej stronie.

W korespondencji prosimy, w miarę możliwości, o wskazanie, jakiego żądania lub informacji dotyczy zapytanie, co pozwoli nam szybciej i skuteczniej udzielić odpowiedzi.

Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian w obowiązujących przepisach prawa, rozwoju naszych usług lub wdrażania nowych rozwiązań technologicznych. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna na stronie https://eventalume.com/privacy-policy/.